En cualquier organización, compras es una de las funciones clave que ayuda a la empresa a conseguir sus objetivos garantizando la disponibilidad de los bienes y servicios que debemos adquirir de nuestros proveedores. Sin embargo, la función de compras debe ir mucho más allá y no debe limitarse a garantizar un mero aprovisionamiento, sino que debe ser capaz de convertirse en un factor que aporte el máximo valor a la organización a través de una reducción de los costes y un incremento de la innovación que ayuden a mejorar la competitividad de la empresa a la vez que incrementa su rentabilidad.
En la mayoría las organizaciones las partidas de gasto con terceros (las relacionadas con los proveedores) pueden llegar a representar hasta el 75% de los ingresos de una empresa. Por ello, las mejoras que seamos capaces de llevar a cabo en la gestión de las compras, tendrán un efecto multiplicador sobre los resultados de la empresa. Si una organización no tiene un enfoque estratégico para sus compras y un proceso de aprovisionamiento optimizado, es muy complicado que pueda tener un nivel de rentabilidad y competitividad adecuado, pudiendo poner en peligro la propia continuidad de la organización.
Con el objetivo de profesionalizar la función de compras y convertirla en un factor estratégico que ayude a mejorar la competitividad e incrementar la rentabilidad, las organizaciones más avanzadas han empezado a implementar la metodología de Gestión por Categorías o Category Management (CatMan).
Según estudios comparativos, se muestra que las organizaciones que han iniciado programas de Gestión por Categorías pueden llegar a mejorar en hasta dos puntos sus niveles de rentabilidad.
La metodología del Gestión por Categorías o Category Management se basa en gestionar el gasto a terceros (gasto con proveedores) de una empresa organizándolo por categorías para seguir estrategias de compras específicas que nos permitan obtener el mayor valor para nuestra organización.
La gestión por categorías es un enfoque estratégico ya que nos proporciona una metodología para, a través del proceso de compras, canalizar adecuadamente las necesidades de los usuarios o clientes internos y coordinarlo con la oferta disponible y cambiante del mercado de suministro, teniendo en cuenta las directrices generales del plan estratégico de la empresa. Esto nos permitirá alinear la estrategia de compras con la estrategia general de la empresa y asegurarnos de que el posicionamiento competitivo de nuestra empresa esté presente en los planes anuales de compras de las distintas categorías.
En la Gestión por Categoría las organizaciones segmentan sus gastos en áreas que contienen productos o servicios relacionados desde un punto de vista de mercado de compra, lo que permite enfocar oportunidades para la consolidación y la eficiencia, a la vez que canaliza las innovaciones del mercado que pueden aportar los proveedores.
La gestión por categorías se pueden utilizar diferentes métodos que nos ayuden a realizar la segmentación de productos o servicios (Por ejemplo: Pareto (regla 80/20) y Análisis ABC, etc), pero independientemente de la metodología que utilicemos, la clave del éxito estará en definir las categorías, no mirando la organización interna o las características técnicas de los productos y servicios, sino en función de tres aspectos claves:
- ¿Cuál es el grado de desarrollo de la función de compras?
- ¿Cómo están organizados los mercados de compra?
- ¿Cómo podemos aportar más valor a la estrategia de negocio de la empresa?
Por tanto, ya que estos tres aspectos evolucionan, la segmentación de las categorías no será estática, sino que evolucionará en el tiempo. La implantación de una Gestión por Categorías conlleva gestionar adecuadamente el cambio, ya que todo cambia. El panel de proveedores evolucionará, sufriendo modificaciones con nuevas incorporaciones de proveedores, o bajas, que podrían deberse a adquisiciones y fusiones, en nuestro mercado de proveedores.
Otro factor importante para una correcta implantación de la Gestión por Categorías es entender la jerarquía de las necesidades. La Gestión por Categorías está definida teniendo en cuenta que se ha de satisfacer en primer lugar las necesidades de los clientes finales y, que el resto de necesidades, deben estar condicionadas a esta. Por ello, una vez nos hayamos asegurado que los bienes y servicios que solicitaremos a los proveedores satisfacen adecuadamente las necesidades del cliente, podremos tener en cuenta, las necesidades de los clientes internos, de otros departamentos, y del resto de stakeholders o grupos de interés. Así, satisfacemos en su justa medida, a todos los actores del proceso de compra.
Si vuestra empresa quiere transformar las compras y conseguir resultados espectaculares, podemos ayudaros a implantar la metodología de category management. Podéis contactarme en: luis.vega@optimice.com