Se está produciendo un cambio en las empresas, liderado por las empresas más competitivas, que lleva a colocar la función de compras en el centro de su estrategia competitiva. Los directivos más innovadores se han dado cuenta del potencial de mejora de la rentabilidad que existe cuando se optimice las compras.
Para darnos cuenta de esto, nos basta con estudiar una cuenta de resultados tipo, como la del estudio Empresa. (*), que recoge la media de las empresas líderes (tabla 1), y compararla con la misma cuenta de resultados, pero reduciendo los costes de la compras en un 10% (tabla 2):
(*) Fuente: KPMG
Tabla 1 (Cuenta Rdos tipo) Tabla 2 (Cuenta Rdos actuando compras)
Ventas 100,00 Ventas 100,00
Compra Bienes y Servicios 62,00 Compra Bienes y Servicios 55,80
Personal 11,00 Personal 11,00
Amortización 3,00 Amortización 3,00
Otros gastos 15,00 Otros gastos 15,00
Gastos financieros 1,50 Gastos financieros 1,50
Beneficio antes imptos 7,50 Beneficio antes imptos 13,70
La consecuencia es que habríamos aumentado el beneficio en un 82,66%.
Esto muestra claramente que es muy interesante actuar sobre las compras, especialmente en un contexto de crisis.
La pregunta que se estarán planteando muchos de ustedes al ver estas cifras será ¿es posible reducir el coste de las compras en un 10%? Y, sobre todo, ¿cómo se puede hacer?
La respuesta que puedo darles es que sí es posible y que algunas empresas ya lo están haciendo.
Algunas de estas empresas han recurrido a especialistas externos para diseñar un plan director de mejoras e implantar una nueva metodología de compras, ya que es algo contrastado que con una buena gestión de esta función, una empresa puede conseguir ahorros por encima de los dos dígitos en relación con el presupuesto asignado.
De cara a que este artículo sea práctico y pueda ayudar a muchos empresarios a comenzar en el camino de la optimización de los compras, me gustaría proponer un decálogo de acciones a tomar para ser más eficientes y empezar ya reducirlos:
- Analizar qué necesito realmente
Un alto porcentaje de las compras que se realizan en la empresa no son estratégicas para su funcionamiento. El primer paso para comprar bien es hacer un análisis interno para evaluar: qué productos necesito; qué características mínimas debe tener; en qué condiciones lo necesito (plazo de entrega, volumen mínimo, tipo de embalaje, condiciones de pago, etc.); qué compras son más estratégicas para mí y cuales menos.
- Evitar el gasto superfluo: ajustarme a lo que necesito.
Es importante contar con catálogos de producto cerrados que se ciñan estrictamente a las opciones de compra y a los productos que, tras el análisis interno, hemos determinado previamente. Existen plataformas de compras que garantizan que cualquiera que sea quien finalmente realice el pedido se ajustará a los productos incluidos en el catálogo y no otros, evitando el gasto superfluo.
- Valorar correctamente y en su globalidad los factores relacionados con cada producto/servicio a comprar. Valorar el coste total de adquisición del producto/servicio.
El precio de un producto es solamente uno de los factores que determinan su coste. Otros factores como el plazo de entrega, el volumen mínimo o máximo que se me permite pedir, la forma de pago y el plazo, influyen tanto o más que el precio para valorar el coste real que supone ese producto para mi negocio.
- Elaborar una estrategia de compras en función de mis necesidades.
Una vez determinado qué productos necesito, tengo definidos cuales son los más estratégicos, cuántos proveedores voy a utilizar, stock máximo y mínimo que debo/puedo tener, etc. elaboraré una estrategia de compras para cubrir mis necesidades
- Elaborar bien la petición de la oferta: dejar claro al proveedor lo que necesito y en qué condiciones.
El siguiente paso es diseñar una petición de oferta que le deje lo más claro posible exactamente cuáles son mis necesidades y prioridades para que el proveedor pueda ajustarse lo más posible a ellas. También servirá para poder comparar ofertas más homogéneas que me permitan tomar una decisión correcta más fácilmente.
- Negociar hasta el punto que mi volumen de compras me permita.
Cuanto más volumen pidamos, mejores precios y condiciones obtendremos. Para conseguir condiciones mucho más ventajosas se utilizan los servicios de compra de empresas que negocian volúmenes agrupados para varias empresas en conjunto. De esta manera podemos conseguir precios y condiciones que de otra manera serían inviables para empresas medianas y pequeñas.
- Hacer una buena selección de mis proveedores
Además de decidir si es estratégico para mí tener un solo proveedor por producto y conseguir un mejor precio por un alto volumen de pedido o recurrir a más de uno para garantizar el aprovisionamiento, tengo que tener en cuenta su calidad y fiabilidad como proveedor para tener seguridad de que no me va a fallar en un momento crucial para mi negocio.
- Eliminar al máximo la burocracia administrativa
Reducir las tareas administrativas y logísticas o de aprovisionamiento del personal de compras a través de plataformas tecnológicas de compras, destinándose su tiempo al trabajo de análisis, comparativa de ofertas y búsqueda de proveedores o la propia negociación.
- Control y seguimiento interno de las compras
Contar con procedimientos que limiten y me permitan asegurarme de que la persona que finalmente hace el pedido se tenga que ceñir a los proveedores y artículos negociados previamente por el comprador. Las herramientas especializadas en compras garantizan la eficiencia de todo el proceso y evitan gastos innecesarios.
- Seguimiento externo de las compras
Asegurarnos periódicamente de que las condiciones son tan competitivas como las que acordamos en un primer momento, así como una evaluación continua para garantizar que nuestros proveedores siguen dándonos un buen nivel de servicio y que los acuerdos se siguen cumpliendo a lo largo del tiempo.
La implantación de medidas como las recogidas en este decálogo está ayudando a muchas empresas a ser más competitivas. Por ello cada vez más organizaciones se dan cuenta de que la reorganización de estos procesos además de ser una inversión de rápida rentabilidad, en estos momentos de especial incertidumbre, puede significar la diferencia entre alcanzar los resultados previstos o no. Es fundamental que las organizaciones entiendan que su metodología de compras puede convertirse, sin duda, en una sólida ventaja competitiva. Aunque afortunadamente la crisis ya haya terminado, lo que no ha terminado es la necesidad de diferenciarse, optimizar los costes y ser mejores que nuestros competidores. Empezar por la revisión de su función de compras es una buena manera de hacerlo…
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