El Plan de Negociación de Compras

luisvega   septiembre 20, 2016   Comentarios desactivados en El Plan de Negociación de Compras

La planificación es fundamental en la función de compras. Una herramienta que se ha demostrado de gran utilidad para estructurar la función de compras y conseguir grandes ahorros es el Plan de Negociación.

Una iniciativa de este tipo debería detallar todas las negociaciones que se llevarán a cabo con nuestros proveedores a lo largo de un año y debería contemplar una serie de aspectos fundamentales, como son el calendario de realización, los recursos internos necesarios, así como los objetivos de ahorro con respecto a los precios actuales.

La planificación es una tarea fundamental en la función de compras y es necesario seguir varias pautas para obtener las mejores condiciones de nuestros proveedores:

  • Especificar correctamente nuestras necesidades. Todos los proveedores deben tener la misma información que el proveedor actual, ya que la falta de información hace temer a los proveedores de la existencia de costes ocultos, por lo que no podrán ajustar sus ofertas a la baja.
  • Invitar al máximo número de proveedores potenciales. Los mercados se están globalizando y, gracias a los medios de información disponibles, se puede llegar a un número exponencialmente mayor de proveedores potenciales.
  • Negociar con los proveedores hasta asegurarnos que se consigue el mejor acuerdo según la situación del mercado. Es impresionante el margen de mejora que tienen las ofertas de los proveedores en una situación de competencia.

Lógicamente, estas tareas llevan tiempo. Por mi experiencia, para llevar a cabo de manera correcta un proceso de negociación, se necesitarán entre dos y cuatro meses, en función de la complejidad del producto o servicio que estemos adquiriendo.

En cualquier caso, lo que ha venido a demostrarse es que sin planificación incurriremos en el típico error de solicitar ofertas sin detallar claramente lo que precisamos, con lo que solamente el proveedor actual conocerá realmente nuestra necesidad. Si en el mejor de los casos decidimos invitar a algún otro proveedor que haya pasado a dejarnos su catálogo o que conozcamos de oídas, generalmente terminaremos aceptando las condiciones que nos ofrezca nuestro proveedor habitual, ya que muchas veces cambiarlo significa un esfuerzo adicional. Además, en la mayoría de los casos, no suele conservarse esta información adecuadamente, por lo que la próxima vez que tengamos que negociar el mismo producto o servicio partiremos de cero.

Por increíble que parezca, la inexistencia de un Plan de Negociación es una situación muy habitual

entre un gran número de empresas, especialmente entre las pymes, donde el día a día les impide detenerse en una correcta planificación de las compras.

Para corregir esta situación nos podría ayudar:

  • La utilización de sistemas de información específicos de compras a fin de gestionar eficientemente la información de proveedores y ofertas, con su consiguiente ahorro en tareas administrativas.
  • Agregación del volumen de compra con el de otras compañías a través de negociaciones conjuntas, que es una práctica cada vez más común y que está dando muy buenos resultados

Deberíamos ser capaces de desglosar todas las partidas de bienes y servicios en las diferentes partidas de gasto. Todos estos conceptos son susceptibles de ser tratados mediante la función de compras y deberían ser incluidos en el Plan de Negociación como procesos de negociación.

Por mi experiencia, todas aquellas empresas que realizan un plan de negociación y lo ejecutan correctamente pueden conseguir ahorros en torno al 10% y, por tanto, mejorar significativamente su cuenta de resultados.

Ya que, próximamente las empresas empezarán a realizar los presupuestos del próximo año, el departamento de compras debería estar trabajando en su Plan de Negociación con el objetivo de tener identificado todo el gasto de la empresa con terceros en procesos de negociación, con objetivos de ahorro, recursos necesarios y fechas de realización.

En compras el tiempo es dinero, cuánto más tiempo cuenta el comprador para negociar, mejores precios obtiene de sus proveedores. Y esto es imposible sin una buena planificación.